YOKATTA NEWS Saatnya ……. Anda Beralih
Kunci Sukses PT KAI Mengelola Dokumen Perusahaan
PT Kereta Api Indonesia (Persero) atau KAI yang berkantor pusat di Kota Bandung, Jawa Barat mempunyai Subdivision of Corporate Document Management di bawah Direktur Utama dan Division of Corporate Secretary. Subdivision of Corporate Document Management ini dinahkodai oleh Vice President of Corporate Document Management, Nathan Marihottua Siahaan.Majalah YOKATTA News langsung menghampiri Vice President of Corporate Document Management di ruang kerjanya untuk berbincang terkait kinerja Pengelolaan Dokumen.
Pria yang bertubuh tinggi ini menyambut kedatangan tim majalah YOKATTA News diruang nan sejuk. Vice President of Corporate Document Management PT Kereta Api Indonesia (Persero) atau KAI Nathan Marihottua Siahaan didampingi oleh pejabat Humas PT KAI Sukamto,Ilud-Manager Asset Ownership Document & Files PT KAI beserta Tim.
Dengan suara yang lantang dan gayanya yang khas, VP of Corporate Document Management PT KAI ini membuka ceritanya dengan tugas pengelolaan dokumen PT KAI yang ia jalankan beserta jajarannya hingga sekarang ini.
Dalam Penyelenggaraan Dokumen Perusahaan, Pihaknya melakukan sesuai aturan yang berlaku baik berdasarkan regulasi Pemerintah ataupun peraturan perusahaan tentang kearsipan dalam tiga hal.Pertama,penatausahaan arsip surat-menyurat,kepemilikan aset,legal dan dokumen perusahaan lainnya.
“Kedua,pengelolaan sarana telekomunikasi dan penatausahaan warta dinas (WAD).Selanjutnya,Kami melakukan kegiatan pembinaan dan sosialisasi seperti supervisi ke Unit Kearsipan II di Daerah Operasi,Divisi Regional,Balai Yasa dan Anak Perusahaan,” kata Nathan.
Selama dirinya menjabat sebagai VP of Corporate Document Management PT KAI,banyak capaian telah ia buat.Hasil itu berkat kerja keras tim disini.Pencapaian tersebut meliputi transformasi digital,penerapan aplikasi Rail Document System (RDS) yang telah digunakan untuk pembuatan,approval,tanda tangan digital yang bersertifikasi oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSRE).Distribusi dan penyimpanan dokumen elektronik diseluruh PT KAI saat ini telah memasuki generasi ke-3 yang tersedia dalam format web dan mobile (android dan IOS) dengan fitur-fitur yang dikembangkan secara bertahap.
“Kami juga berhasil meningkatkan kualitas dan layanan manajemen arsip yang terstandarisasi dengan melakukan ISO 9001:2015 sistem Manajemen Mutu dan ISO 30301:2019 Management Record dan lainnya.Tidak hanya sampai di sini,tetapi kami juga,telah berkarya dalam hal peningkatan penyelengaraan kearsipan.Kami menjalin hubungan kerja sama dengan lembaga kearsipan,baik nasional maupun internasional,dalam hal ini Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan National Archives of The Netherlands (NAN),”ungkap Nathan yang berpakaian seragam putih berlogo KAI dan bercelana panjang biru.
Lalu, apa saja penghargaan yang telah diraih oleh Subdivision of Corporate Document Management PT KAI? Nathan mengatakan,ada empat penghargaan yang telah disabetnya. Pertama,PT KAI berhasil mendapatkan Akreditasi Kearsipan dari ANRI dengan nilai AA (Istimewa). Subdivision of Corporate Document Management ini juga telah menjadi Juara 1 Unit Kearsipan tingkat Nasional Kategori BUMN.
Kemudian,menjadi Juara 1 Arsiparis Teladan tingkat Nasional Kategori BUMN.PT KAI juga telah menerima penghargaan dalam penyelamatan dan pelestarian Arsip dari ANRI terkait penyerahan Arsip Statis kepada ANRI berupa Arsip Covid-19,Tokoh Pejuang Kereta Api Emma Poeradiredja,dan Arsip foto Dinas Pelayaran DKA.
“Atas pencapaian dan keberhasilan tersebut,PT KAI mendapat kesan positif dari para stakeholder sehingga menjadi tempat tujuan benchmarking kearsipan dari instansi,Kementrian,Lembaga Pendidikan dan Lembaga lainnya.Diundang sebagai narasumber dalam berbagai kegiatan kearsipan baik seminar,workshop,diklat dan lainnya,serta diundang oleh National Archives of The Netherlands (NAN) dalam kegiatan Expert Course in Digital Preservation di Den Haag Belanda,”ujarnya.
